Ser Organizador de Eventos en 2022 es muy rentable

La industria de eventos especiales ha crecido enormemente en la última década. Según una investigación reciente realizada por el Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Profesional Certificado en Eventos Especiales), el gasto en eventos especiales en todo el mundo es de $500 mil millones anuales. Goldblatt es el fundador de la Sociedad Internacional de Eventos Especiales (ISES), el director fundador del Programa de Gestión de Eventos en la Universidad George Washington y coautor de El diccionario internacional de gestión de eventos. «Baste con decir que el mercado es lo suficientemente grande como para respaldar y sostener su empresa», dice Goldblatt. «Si está trabajando en un área de eventos especiales, hay muchas direcciones en las que puede expandirse. Si recién está ingresando a la profesión de eventos especiales, hay un mercado lucrativo esperándolo en muchos frentes».

Según la investigación de Goldblatt, las ganancias en esta industria continúan aumentando. Hace solo unos años, dice Goldblatt, el margen de beneficio promedio para un empresario de organización de eventos era de alrededor del 15 por ciento. Sin embargo, sus estudios más recientes muestran que los márgenes de beneficio pueden llegar al 40 por ciento. Él atribuye la buena salud de la industria a varios factores, incluida la mejora de la economía y la tendencia de las empresas estadounidenses a subcontratar sus funciones de organización de reuniones.

¿Qué es la organización de eventos?

Esta pregunta en realidad se divide en dos preguntas: ¿De qué tipo de eventos estamos hablando? Y, ¿qué es la organización de eventos?

Lo primero es lo primero. En términos generales, los eventos especiales ocurren con los siguientes propósitos:

• Celebraciones (ferias, desfiles, bodas, reuniones, cumpleaños, aniversarios)
• Educación (conferencias, reuniones, graduaciones)
• Promociones (lanzamientos de productos, mítines políticos, desfiles de moda)
• Conmemoraciones (monumentos, eventos cívicos)

Esta lista no es exhaustiva, pero como ilustran los ejemplos, los eventos especiales pueden estar relacionados con los negocios, puramente sociales o en algún punto intermedio.

Ahora pasamos a la segunda pregunta: ¿Qué es la organización de eventos? Los organizadores de un evento pueden manejar cualquiera o todas las siguientes tareas relacionadas con ese evento:

• Realización de investigaciones
• Creación de un diseño de evento
• Encontrar un sitio
• Organizar la comida, la decoración y el entretenimiento.
• organización del transporte hacia y desde el evento.
• Envío de invitaciones a los asistentes
• Organizar cualquier alojamiento necesario para los asistentes.
• Coordinar las actividades del personal del evento.
• Supervisando en el sitio
• Realización de evaluaciones del evento.

La cantidad de estas actividades en las que participe su empresa dependerá del tamaño y el tipo de un evento en particular, que, a su vez, dependerá de la especialización que elija.

¿Por qué la gente contrata organizadores de eventos?

Esta pregunta tiene una respuesta simple: las personas a menudo descubren que carecen de la experiencia y el tiempo para planificar eventos por sí mismos. Los organizadores independientes pueden intervenir y brindar a estos eventos especiales la atención que merecen.

¿Quién se convierte en Organizador de eventos?

Los organizadores suelen ser personas que comenzaron en un aspecto particular de los eventos especiales. El propietario de la empresa, Martin Van Keken, tenía una exitosa empresa de catering antes de decidirse a planificar eventos completos. Muchos otros organizadores tienen historias similares. Esto explica por qué los organizadores a menudo no solo coordinan eventos completos sino que, además, pueden proporcionar uno o más servicios para esos eventos.

Los organizadores de eventos también pueden haber comenzado a planificar eventos para otras empresas antes de decidir emprender su propio negocio. Joyce Barnes-Wolff planeó eventos internos para una cadena minorista durante 11 años y luego trabajó para otra empresa de organización de eventos antes de emprender su propia carrera.

Certificación

Considere obtener un título o certificado de una universidad local en organización o gestión de eventos. Una lista de colegios y universidades que ofrecen oportunidades educativas en este campo está disponible en Meeting Professionals International (MPI).

También considere trabajar para convertirse en un CSEP (Profesional Certificado en Eventos Especiales) o CMP (Planificador Certificado de Reuniones). Estas designaciones son otorgadas por ISES y MPI, respectivamente. Muchas corporaciones y algunos miembros del público en general buscan estas designaciones cuando contratan organizadores . Debido a la investigación y el estudio necesarios para convertirse en CSEP o CMP, los clientes saben que estos organizadores son profesionales.

Mercado objetivo

El mercado corporativo

En términos generales, existen dos mercados para los servicios de organización de eventos: corporativo y social. El término «corporativo» incluye no solo empresas, sino también organizaciones benéficas y sin fines de lucro. Las organizaciones benéficas y sin fines de lucro organizan galas para recaudar fondos, recepciones y competencias deportivas, entre otros eventos, para expandir su base de apoyo público y recaudar fondos. Miles de estos eventos ocurren cada año, y aunque los grandes requieren experiencia especializada en organización de eventos, puede encontrar eventos locales más pequeños para comenzar.

Las empresas organizan ferias comerciales, convenciones, días de campo de la empresa, fiestas navideñas y reuniones para miembros del personal, miembros de la junta o accionistas. Hay un gran mercado para este tipo de eventos. De acuerdo con el Estudio de importancia económica de 2012 del Convention Industry Council1,83 millones de reuniones corporativas/de negocios, ferias comerciales, convenciones, etc. se llevaron a cabo solo en los EE. UU.

El Mercado Social

Los eventos sociales incluyen bodas, cumpleaños, fiestas de aniversario, bar y bat mitzvahs, fiestas Sweet 16, fiestas infantiles, reuniones, etc. Puede decidir manejar todos estos eventos o simplemente especializarse en uno o más de ellos.

Se espera que el mercado de eventos sociales, especialmente cumpleaños y aniversarios, siga aumentando en los próximos años, a medida que maduren los baby boomers. Este grupo tiene niños que se casan, padres que celebran aniversarios de oro y sus propios aniversarios de bodas de plata para conmemorar.

Los costos de puesta en marcha

¿Cuánto dinero necesitará para comenzar su negocio de organización de eventos? Eso dependerá del costo de vida en el área a la que sirve su negocio y si trabaja desde su casa o alquila un espacio de oficina. También dependerá, en menor medida, de tus propios gustos y estilos de vida.

Tenga en cuenta que si bien trabajar desde casa mantendrá sus costos bajos, solo puede iniciar el negocio de organización de eventos más pequeño con muy poco dinero.

Este gráfico enumera los costos iniciales de dos servicios hipotéticos de organización de eventos. El primer negocio está basado en el hogar y no tiene empleados. El negocio de alta gama ocupa 1,000 pies cuadrados de espacio de oficinas. El propietario/gerente de este negocio emplea a un planificador junior de tiempo completo y a un tenedor de libros de medio tiempo, así como a empleados temporales que se encargan del trabajo de oficina y que pueden ayudar a preparar varios eventos. Ambos propietarios obtendrán sus ingresos de las ganancias netas antes de impuestos. Anualmente, estos negocios recaudarán $85,000 y $250,000, respectivamente. La tabla de inicio enumera los costos previos a la apertura para las empresas.

Gastos de inicio	Bajo	Alto
Renta	$0	$2,300
Equipo	$5,000	$17,000
Inventario	$0	$500
Licencias e Impuestos	$250	$350
Comunicaciones	$100	$250
Nómina de sueldos	$0	$4,000
Publicidad y promoción	$500	$2,000
Honorarios Legales y Contabilidad	$650	$1,500
Seguro (1er Trimestre)	$800	$1,700
Misceláneas	$750	$1,500
Total	$8,050	$31,100

Operaciones

Pocos organizadores de eventos, si es que hay alguno, tienen trabajos de 9 a 5. Por su propia naturaleza, la organización de eventos tiende a incluir noches, fines de semana, días festivos y, a veces, incluso temporadas específicas. El tiempo que debas comprometerte a trabajar dependerá, una vez más, de la especialización que elijas.

Como regla general, los eventos sociales involucran más fines de semana y días festivos que los eventos corporativos. Algunas áreas del país y algunos tipos de eventos tienen temporadas «activas» y «inactivas». Sin embargo, sin importar cuál sea su especialización (con la excepción de las fiestas para niños pequeños), puede contar con trabajar al menos algunas noches mientras coordina y supervisa los eventos. Sin embargo, la organización de esos eventos se realizará principalmente durante el horario comercial.

Estas son las tareas principales que completará como evento planificador:

• Investigar. La mejor manera de reducir el riesgo (sea del tipo que sea) es hacer su tarea. Para eventos grandes, la investigación puede significar asegurarse de que haya una demanda para el evento mediante la realización de encuestas, entrevistas o investigación de grupos focales. Si es nuevo en la industria de la organización de eventos, la investigación puede significar descubrir todo lo que pueda sobre vendedores y proveedores. La investigación también puede significar hablar con otros organizadores que hayan producido eventos similares al que está trabajando. O puede encontrarse leyendo sobre cuestiones de costumbres y etiqueta, especialmente si no está familiarizado con un tipo de evento en particular.

Independientemente del tipo de evento que esté planeando, la investigación debe incluir hacerle muchas preguntas a su cliente y escribir las respuestas. Entrevistar a un cliente puede no ser lo que usted piensa inmediatamente como investigación. Sin embargo, hacer muy pocas preguntas o no escuchar adecuadamente las respuestas de un cliente puede comprometer el éxito del evento que planea.

• Diseño. Su creatividad entra más en juego en la fase de diseño de la organización del evento, durante la cual esboza la «sensación» y el «aspecto» general del evento. Este es el momento de hacer una lluvia de ideas, ya sea solo o con sus empleados. También es el momento de sacar y revisar su archivo de ideas. (Tienes uno, ¿no? Si no, sigue leyendo y toma notas.) No olvides consultar tu cuaderno para ver las respuestas del cliente a las preguntas que hiciste en la fase de investigación. Estas respuestas, especialmente la relacionada con el presupuesto del evento, lo ayudarán a verificar minuciosamente la viabilidad de cada idea, preferiblemente antes de sugerírsela al cliente.
• Propuesta. Una vez que haya entrevistado al cliente y realizado una lluvia de ideas preliminar, debe tener suficiente información para preparar una propuesta. Tenga en cuenta que la producción de una propuesta requiere mucho tiempo y es potencialmente costosa, especialmente si incluye fotografías o bocetos. Tenga en cuenta que solo las empresas más grandes que producen eventos de alto nivel pueden permitirse ofrecer a los clientes propuestas gratuitas. Debería recibir una tarifa de consulta (ella sugiere alrededor de $ 150), que se puede aplicar al evento de un cliente si él o ella lo contrata.
• Organización. Durante esta fase de decisiones intensivas, alquilará el sitio, contratará proveedores y se ocupará de más detalles de los que podría creer posibles. Estarás al teléfono hasta que tu oído esté adormecido. Pero antes de hacer nada de esto, asegúrese de tener una persona de contacto (ya sea el cliente o alguien que actúe en nombre del cliente) con quien discutirá todas las decisiones importantes. Tener una persona designada ayuda a garantizar que las líneas de comunicación se mantengan abiertas. Además, los eventos sociales en particular a veces sufren el síndrome de «demasiados cocineros». Tener un contacto designado lo ayuda a evitar quedar atrapado en medio de desacuerdos entre los participantes del evento.

En términos generales, cuanto más grande es el evento, más tiempo de anticipación se requiere para planificarlo. Las principales convenciones se planifican con años de antelación. Aunque es posible que no organice eventos a gran escala, debe permitir al menos unos meses para eventos como picnics corporativos, reuniones o fiestas grandes.

• Coordinación. Una vez que haya hecho los planes iniciales, dirija su atención a cada una de las actividades que forman parte del evento general. En este punto, su objetivo es asegurarse de que todos estén en la misma longitud de onda. Las buenas habilidades de comunicación son importantes. Asegúrese de que todos los proveedores tengan al menos una idea general del cronograma general del evento. Aún más importante, los proveedores deben tener claro qué se espera de ellos y cuándo. Los tiempos de llegada del proveedor deben aparecer en los contratos, pero verifique esos tiempos de todos modos. Este es un período de «comprobar y volver a comprobar». Asegúrese de que todos los miembros de su personal conozcan sus funciones.
• Evaluación. La prueba obvia, y en cierto sentido la más importante, del éxito de un evento es la satisfacción del cliente. El objetivo, por supuesto, es terminar con un cliente que cantará tus alabanzas por la calle, gritándolo desde los tejados. Este es el cliente que te volverá a contratar, y que te proporcionará ese famoso boca a boca.

Hay varias otras formas de evaluar el éxito de un evento. Puede contratar a un consultor de organización de eventos; haga que alguien que organice fiestas extremadamente exitosas observe su evento; planifique una mesa redonda posterior al evento con sus empleados; obtenga comentarios de otros profesionales de la industria que trabajan en el evento, como el proveedor o el cantinero; o encuestar a los invitados durante o después del evento.

Ingresos y Facturación

El objetivo al fijar el precio de un servicio es aumentar los costos de mano de obra y materiales lo suficiente como para cubrir los gastos generales y generar una ganancia aceptable. Los propietarios de negocios primerizos a menudo fracasan porque, sin saberlo, fijan un precio demasiado bajo para sus servicios. Según el autor y experto de la industria, el Dr. Joe Goldblatt, las tarifas suelen estar determinadas por tres factores:

• Segmento de mercado atendido. Los eventos sociales tienen una estructura de tarifas diferente a los eventos corporativos. En la industria de eventos sociales, los organizadores generalmente reciben una tarifa por sus servicios, más un porcentaje de algunas o todas las tarifas de los proveedores. Los dos flujos de ingresos producen suficientes ingresos para obtener ganancias. Sin embargo, en la industria de eventos corporativos, los organizadores suelen cobrar una tarifa por sus servicios, más un cargo por manejo por cada artículo que contratan. Por ejemplo, un planificador compra flores a una floristería, las aumenta (generalmente un 15 por ciento) y le cobra esa cantidad al cliente. Otra posibilidad es una tarifa plana, o «tarifa de proyecto», que a menudo se usa cuando el evento es grande y la corporación quiere que se le dé una cifra que «no exceda».
• Ubicación geográfica. Las tarifas son más altas en el noreste de los Estados Unidos, por ejemplo, que en el sureste. Esta diferencia refleja la variación en el costo de vida. Además, las áreas del país que tienen temporadas altas y bajas bien definidas basan sus precios en parte en la temporada en la que se encuentran.
• Experiencia y reputación del planificador de eventos. Si recién está comenzando en la industria, es razonable cobrar menos por sus servicios de organización mientras adquiere experiencia.

Usted puede preguntarse, ¿cómo se calculan las tarifas por servicio antes mencionadas? Los organizadores de eventos que entrevistamos valoran sus tarifas por servicio (el costo total para el cliente) utilizando un método de «costo incrementado». Contratan la mano de obra, los suministros y los materiales necesarios para producir un evento y cobran a sus clientes una tarifa de servicio de entre el 10 y el 20 por ciento del costo total del evento, siendo el 15 por ciento un promedio aproximado.

Mercadeo y Recursos

La publicidad impresa cubre una amplia gama, desde un anuncio gratuito o económico en las páginas amarillas hasta un anuncio en una brillante publicación nacional que cuesta decenas de miles de dólares. Incluso hoy en la era en línea, la mayoría de los organizadores están de acuerdo en que un anuncio en las Páginas Amarillas tiene sentido desde el punto de vista comercial. Un anuncio de línea, simplemente enumerando el nombre de su empresa, a menudo se proporciona de forma gratuita cuando conecta su teléfono (si tiene un teléfono fijo).

También puede optar por un anuncio gráfico. Estos son los anuncios más grandes y con bordes de las páginas amarillas. Hay un cargo por estos. Si elige un espacio publicitario más grande, asegúrese de incluir su logotipo. También puede considerar anunciarse en su periódico local. Muchos periódicos publican periódicamente (quizás trimestralmente) secciones especiales para los futuros novios. Estos son buenos vehículos para promocionar su negocio de organización de eventos si planea realizar alguna consultoría de bodas.

El planificador de Dallas, David Granger, está de acuerdo. El problema, señala, es que los clientes necesitan ver lo que haces, y un anuncio de palabra no logrará eso. Recomienda hacer networking y hacer amigos en la industria. De esa manera, dice: «La gente te conoce, confía en ti. Quieren honestidad e integridad».

La creación de redes puede ayudar a su negocio de dos maneras. Si las personas lo han conocido y saben qué servicios ofrece, es posible que le refieran negocios o usen su servicio ellos mismos. Además, la creación de redes con hoteles, empresas de catering, etc., le dará la oportunidad de conocer a algunas de las personas cuyos servicios puede necesitar mientras planifica eventos.

Aunque la creación de redes y el boca a boca son las estrategias más comunes de la industria para adquirir clientes, las formas tradicionales de publicidad tienen sus usos. Una tarjeta distintiva o un folleto enviado a una lista de correo a empresas locales puede atraer nuevos clientes. Un pequeño anuncio en una revista de negocios local puede ayudar a generar reconocimiento de nombre. Un sitio web en Internet puede permitirle atraer clientes que no responden a otras formas de medios.

Recursos

Asociaciones

Revistas y Publicaciones

Libros

Oportunidades educativas

Software de organización de eventos

Hay cientos de tipos de software de organización de eventos, que van desde paquetes básicos y económicos hasta software desarrollado para planificar y gestionar convenciones y ferias comerciales a gran escala. Este software varía en precio desde $100 hasta miles de dólares. A medida que su empresa crezca, deberá determinar los tipos de software que necesitará. Verificar Capterra para obtener un desglose completo de los principales productos de software de gestión de eventos como Eventbrite, Regpack, Eventos de Granadina, SimpleTixy muchos otros.