Google Docs: los mejores consejos para usarlo bien

Google Docs es un servicio que tiene el mérito de ser accesible para todos y extremadamente fácil de usar. Pero incluso si parece básico, ofrece una gran cantidad de funciones útiles para la productividad. Estos son solo algunos consejos que podrían serle útiles para ahorrar tiempo en el día a día.

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Google Docs es una plataforma de procesamiento de texto en línea muy popular. Proporciona servicios de automatización de oficinas muy solicitados de forma gratuita para los usuarios. No hace falta comprar (o recuperar más o menos legalmente) una suite de software, la firma de Mountain View nos ofrece todo esto en un plato, más integración en la nube y herramientas para el trabajo colaborativo.

Pero seamos realistas, muchos de nosotros solo estamos arañando la superficie de lo que Google Docs es capaz de hacer, que es mucho más profundo de lo que parece en términos de funcionalidad. Por eso vamos a descubrir juntos varios consejos para optimizar tu uso de Google Docs y aumentar la productividad. Para empezar, debes inicia sesión en tu cuenta de Google.

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Cuando trabajan juntos en un documento, pueden modificar o eliminar contenido directamente, o agregar un comentario cuando noten algo para corregir. Pero en esta situación, hay una característica muy práctica, pero muy poco conocida: el modo Sugerencia. Para activarlo, simplemente haga clic en el ícono del lápiz ubicado debajo del botón azul Compartir, ubicado en la parte superior derecha. A continuación, puede elegir entre Edición (predeterminado), Sugerencia (la que nos interesa aquí) y Visualización (para obtener una mejor visión general de cómo se ve el documento).

Con Sugerencia, todos los cambios realizados se integran bajo otro color en el texto y sin borrar el contenido anterior. Los empleados pueden entonces validar o no los cambios con un simple clic de un botón. Una opción imprescindible para el trabajo colaborativo. Y con el comando Ctrl+Alt+O Dónde Ctrl+Alt+U o yendo a Herramientas > Revisar cambios sugeridosse le redirige a las sugerencias para validar o invalidar.

etiqueta gdocs

Otra función muy práctica cuando hay varias personas trabajando en un documento de Google Doc, la posibilidad de “etiquetar” a una o más personas en un comentario para llamar su atención (recibirán así una notificación). Para hacer esto, simplemente seleccione el área deseada del documento, presione el botón Agregar comentario y escriba: «@ + dirección de correo electrónico de la(s) persona(s) en cuestión». Más práctico que enviar un correo electrónico o y más fiable que esperar que veamos su comentario.

Google Docs realiza copias de seguridad de los documentos de forma exhaustiva y mantiene varias versiones a lo largo del tiempo. Por lo tanto, puede recuperar el documento como estaba hace X horas o X días, porque no aprueba los cambios que se han realizado desde entonces o si se ha eliminado el contenido.

Para ello, tienes que ir a Expediente < Version History > Ver historial de versiones o usa el atajo de teclado Ctrl+Alt+Mayús+H. También puede verificar quién realizó qué cambios en el documento con esta técnica.

con un pequeño Ctrl+Mayús+S o yendo a Herramientas < Entrada de voz, puede dictar su texto en lugar de escribirlo. En francés, no todo es perfecto en términos de reconocimiento de voz, tenga cuidado de articular durante la dicción para no terminar con un texto muy diferente al que ha hablado. Puede solucionar problemas o ser útil en determinadas situaciones, pero no debemos exigir demasiado de esta función por el momento, que merece un estudio más profundo para poder aprovecharla al máximo.

¿Dónde están las plantillas de Google Docs?

plantillas gdocs

¿Ansiedad de la sábana blanca, falta de inspiración o simplemente quieres ahorrar tiempo? Al crear su nuevo documento, seleccione de una plantilla. Google Docs le ofrece una serie de plantillas que se pueden utilizar como base para escribir su documento. Los hay para diferentes tipos de contenido: CV, newsletter, folleto, receta de cocina, notas de reuniones, propuesta de proyecto, carta comercial, etc.

Google Docs también te permite editar imágenes directamente desde su interfaz. Sigue siendo básico, pero tenemos opciones muy prácticas: cambiar el tamaño, recortar, redimensionar, añadir bordes, cambiar la orientación… Pulsando sobre la imagen y luego sobre Opciones de imagen en la barra de menú aparecen otras posibilidades.

Por ejemplo, puede elegir un nuevo color o ajustar la transparencia, el contraste y el brillo. No es suficiente para reemplazar una acción más avanzada en Photoshop, pero es adecuado para pequeños retoques que, de lo contrario, habrían requerido abrir Paint o el editor de Windows.

En Google Docs, es posible agregar marcadores dentro de un documento para encontrar rápidamente contenido específico. Para hacer esto, simplemente vaya al menú Inserción y seleccione marcador. Luego aparece un símbolo de marcador azul en la ubicación deseada. También puede agregar un enlace para encontrar rápidamente parte de su documento sin tener que desplazarse o buscar palabras clave.

El corrector ortográfico y gramatical en Google Docs a veces puede ser útil para detectar un error tipográfico. Pero que vergüenza cuando subraya en rojo una palabra completamente correcta que no entiende. Si sabes que vas a repetir varias veces esa palabra desconocida, puedes añadirla al diccionario para que deje de considerarla incorrecta. Un clic derecho después de haber seleccionado la palabra en cuestión y luego un clic en Agregar «X» al diccionarioy voilá.

atajos de gdoc

Una opción muy práctica para teclear rápidamente un carácter o una palabra que tienes que utilizar habitualmente y que presenta dificultad en la escritura, en particular por un motivo de teclado. reunirse en Herramientas < Preferencias e ir a la sección Reemplazo automático.

De forma predeterminada, ya hay accesos directos preprogramados: escriba (c) para obtener ©, por ejemplo. En la columna de la izquierda Reemplazar, indique lo que desea escribir. En el de la derecha Porcomplete lo que desea tener y que reemplazará a los caracteres en la primera columna.

fuentes gdocs

No se preocupe, todo se hace directamente en Google Docs, no es necesario que descargue e instale nuevas fuentes usted mismo. De forma predeterminada en el servicio, la elección es bastante limitada en aras de la claridad y para no perder usuarios con una gran cantidad de posibilidades.

Pero al hacer clic en la fuente en uso se abre un menú con la opción Otras fuentes. Haga clic, y solo tiene que elegir entre docenas de fuentes. No dudes en utilizar los filtros para ordenar y que el software solo te ofrezca sugerencias que puedan interesarte.

¿Ha cometido el mismo error varias veces (falta una letra mayúscula en una palabra, escribe mal el nombre propio, etc.) y no desea revisar todo el documento en busca de todos los errores? No entres en pánico, hay una herramienta que te ahorrará mucho tiempo en Google Docs.

Entrar en Edición después Encontrar y reemplazar (o use el comando Ctrl + H directamente). Entra en la caja A la investigación el término que desea corregir luego en el cuadro Reemplazar con el nuevo término corregido. También puede elegir si distinguir entre mayúsculas y minúsculas o no. Luego, el software encuentra todos los términos deseados y luego puede modificarlos todos a la vez.

¿Has pegado contenido copiado de una fuente externa y se mancha con el resto del documento? Selecciónalo y ve a Formato > Eliminar formato. El texto tomará entonces la misma forma que el resto del documento. También tenga en cuenta que al pegar texto, puede hacer CTRL + Mayús + V en lugar de Ctrl+V para pegar sin el formato original.

Otros escenarios y otras herramientas relacionadas con el formateo. Haga clic en un área del texto cuyo formato le guste, luego haga clic en el ícono del rodillo de pintura en la barra debajo del menú, entre el corrector ortográfico y el zoom. Luego haga clic en otra parte del texto en un formato diferente y luego cambiará automáticamente al formato de la primera área.

documentos de google mantener

GDocs también ofrece integración con Google Keep, la aplicación para tomar notas de la empresa de Mountain View. Sin salir de su documento, puede escribir texto en Google Keep, por ejemplo, notas adhesivas, lo que quizás sea más práctico que usar la sección de comentarios, escribirlo directamente en el documento, en otro documento o incluso enviarse un correo electrónico a uno mismo. Para abrir Keep, haga clic en el ícono de la bombilla amarilla en el panel lateral derecho, justo debajo del de Google Calendar.

explorador de documentos de google

Otra función compatible con Google Docs, la búsqueda web. No es necesario abrir una pestaña en su navegador, seleccionar un fragmento de texto e ingresar el comando Ctrl+Alt+Mayús+I o haga clic derecho y elija Explorar «X». Luego se abre una columna a la derecha con los resultados de la Búsqueda de Google con el categorías Web, Imágenes y Drive. Un pequeño ahorro de tiempo en lugar de copiar y pegar el documento en la barra de búsqueda de otra pestaña.

Google Drive no parece nada claro muy pronto cuando comienzas a crear muchos archivos. Especialmente porque también encuentra en la misma interfaz todos los documentos que se han compartido a través de Drive, Docs o incluso Gmail. En definitiva, se convierte en un cajón de sastre y es difícil encontrar lo que necesitamos si es necesario. Para organizarse, es mejor utilizar el sistema de carpetas.

Para crear uno, haga clic en el botón Nuevo en Conducir a casa y elegir Caso. Luego puede nombrarlo y mover todos los archivos relacionados con este tema dentro. Para hacer esto, haga clic derecho en el archivo y seleccione Moviente. Cuando su documento ya esté abierto, simplemente haga clic en el icono de la carpeta en la parte superior (a la derecha del título y la estrella «Habilitar seguimiento») y elija el directorio correcto.

gdoc fuera de línea

A diferencia de otras soluciones de oficina como Microsoft Office, Google Docs requiere un navegador de Internet para funcionar. ¡Pero no necesariamente para tener una conexión! Cuando esté en un documento, vaya a Archivo > Hacer disponible sin conexión. Esto se puede abrir y editar sin acceso a Internet, los cambios se guardarán en la nube tan pronto como haya una conexión disponible nuevamente.

Para activarlo por defecto en todos sus documentos, ve a la página de inicio de Google Docs. Haga clic en el icono de menú en la parte superior izquierda, simbolizado por tres barras horizontales y vaya a Configuración. A continuación, puede optar por habilitar Sin conexión.

Estos son los consejos que debe saber para dominar Google Docs lo mejor posible. Si conoces otros, no dudes en compartirlos en la sección de comentarios.

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