Outlook web: los 20 mejores consejos para gestionar mejor tu buzón

La versión web de Outlook está repleta de funciones. No siempre muy conocidos por los usuarios, permiten sin embargo ganar en productividad, aprovechar una interfaz más adecuada a sus necesidades y realizar acciones que no necesariamente creíamos posibles desde un simple buzón. Hemos enumerado varios consejos que lo convertirán en un verdadero usuario avanzado de la mensajería de Microsoft.

Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más utilizados. El servicio aprovecha su integración dentro del ecosistema Windows y las plataformas de Microsoft para imponerse a los usuarios. Pero muchos de ellos están lejos de explotar todo el potencial que ofrece el buzón. En este documento, nos centraremos más particularmente en los consejos y trucos relacionados con la versión web de Outlook, que es más liviana que la aplicación de escritorio, pero que sigue siendo rica en funciones y opciones de personalización.

Instale la versión web de Outlook como una aplicación web progresiva

Si está dudando entre el sitio web de Outlook y la aplicación de escritorio para revisar sus correos electrónicos, el intermedio podría interesarle. La instalación de la versión web de Outlook como una aplicación web progresiva le permite anclar e iniciar la versión web de Outlook desde la pantalla de inicio o la barra de tareas de su computadora y acceder a su cuenta sin conexión. Solo dos navegadores son compatibles con esta versión: Microsoft Edge y Google Chrome.

En Microsoft Edge:

• Inicie sesión en su cuenta de Outlook
• Seleccione el menú Configuración y más en la parte superior derecha de la ventana
• Elija Aplicaciones > Instalar este sitio como una aplicación

En Google Chrome:

• Inicie sesión en su cuenta de Outlook
• En la barra de direcciones URL, junto al icono de uso compartido y marcadores, seleccione Instalar Outlook (PWA)
• Validar haciendo clic en Instalar

como un correo electrónico

Los similares no solo están presentes en las redes sociales y las aplicaciones de mensajería, sino también en su buzón de correo de Outlook. En lugar de obligarte a enviar una respuesta para expresar tu aprobación o mostrar que estás satisfecho, al hacer clic en el ícono de pulgar hacia arriba se le notificará al destinatario que te gustó su mensaje.

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Haz que tus correos electrónicos sean más accesibles

Al escribir un correo electrónico, tienes la posibilidad antes de enviarlo de comprobar si respeta o no algunas normas de accesibilidad, para que el mayor número posible de personas pueda consultar tu mensaje en buenas condiciones. Haga clic en el menú junto al icono Descartar y seleccione Verificar problemas de accesibilidad. A continuación, se abre un panel a la derecha que enumera todos los problemas detectados. Un botón le permite corregirlos todos automáticamente.

Ignorar correos electrónicos

En Outlook, hay una diferencia entre eliminar e ignorar. Cuando ignora una conversación, la secuencia completa de correos electrónicos en esta conversación se elimina a la vez y ya no recibe los siguientes correos electrónicos pertenecientes a esta misma conversación. En la bandeja de entrada, haga clic con el botón derecho en un mensaje y seleccione Ignorar.

Ordena tu buzón

Desde la bandeja de entrada, al seleccionar uno o más correos electrónicos, o al abrir un correo electrónico, Outlook web ofrece una función de almacenamiento, simbolizada por un ícono de escoba en la barra superior de la interfaz, entre el correo no deseado y pasar a otro archivo. Esto hace posible clasificar automáticamente los correos electrónicos de un destinatario específico según sus preferencias.

Primero debe elegir entre una de las cuatro opciones disponibles entre las siguientes:

• Mover todos los mensajes de la carpeta Bandeja de entrada
• Mover todos los mensajes de la carpeta Bandeja de entrada y todos los mensajes futuros
• Mantenga siempre el último mensaje y mueva otros de la carpeta Bandeja de entrada
• Mueva siempre los mensajes que tengan más de 10 días desde la carpeta Bandeja de entrada

Luego elija a dónde desea mover los mensajes: Elementos eliminados, Archivo, Nueva carpeta u otra carpeta de su elección.

Cancelar el envío de un correo electrónico

Has pulsado el botón de enviar, pero te das cuenta un poco tarde de que has omitido información, que hay una falta de ortografía en el texto, que has elegido el destinatario equivocado o que has olvidado un archivo adjunto. Outlook te permite cancelar un correo haciendo clic en el botón que aparece en la parte inferior de la pantalla justo después de enviarlo. Esta opción está deshabilitada por defecto. Para beneficiarse de él, vaya a la Configuración. En la sección Correo, elija Redactar y responder, luego desplácese hacia abajo hasta la opción en cuestión. A continuación, puede optar por la posibilidad de cancelar un correo electrónico hasta 5 o 10 segundos después de haberlo enviado.

Añadir una firma electrónica

Muy útil si utiliza su dirección de correo electrónico para fines profesionales, la firma electrónica es compatible con la web de Outlook. En Configuración, vaya al menú Correo y luego a Redactar y responder. A continuación, puede crear una nueva firma o modificar una existente, con muchas opciones de formato, la posibilidad de insertar imágenes o enlaces… También puede elegir si la firma se muestra solo para los mensajes nuevos o para todos los correos, incluidas las respuestas y hacia adelante.

Activar modo oscuro

Más tranquilo, más estético, el modo oscuro se ha convertido en una parte esencial de cualquier buena interfaz web. Una característica muy solicitada por los usuarios, está disponible en la versión web de Outlook. Al hacer clic en el botón Configuración, se abre un panel a la derecha que muestra la configuración rápida. Hay un atajo para activar el modo oscuro. Tenga en cuenta que no todos los temas son compatibles con el modo oscuro.

Un bloc de notas incorporado

¿Quién no se ha enviado nunca un email a sí mismo como recordatorio? Con Outlook en la web, esta técnica queda obsoleta gracias al bloc de notas integrado, muy inspirado en el disponible de forma nativa en Windows, con el que también se sincroniza. Puede crear varias notas, usar un código de color para orientarse más fácilmente, puede agregar imágenes a las notas o crear listas con viñetas: la herramienta es simple y efectiva. Una buena idea que sea accesible directamente desde su buzón.

Programar un correo electrónico

Hay correos electrónicos que desea escribir de inmediato, pero enviarlos más tarde. Para esto, entra en juego la función de programación de Outlook. Haga clic en la flecha junto al botón Enviar para abrir un menú desplegable y seleccione Enviar más tarde. A continuación, puede elegir la fecha y la hora de envío. Por lo tanto, un correo electrónico escrito el viernes o durante el fin de semana puede enviarse automáticamente el lunes por la mañana a su destinatario, por ejemplo.

Personalizar acciones rápidas

En la bandeja de entrada, cuando pasa el mouse sobre un correo electrónico, aparecen cuatro íconos de acción rápida de forma predeterminada, que le permiten eliminar, anclar, seguir o marcar un correo electrónico como leído o no leído. Sepa que tiene control sobre estas acciones rápidas. Simplemente vaya a Configuración, luego Correo y Personalizar acciones. A continuación, puede agregar las opciones Archivar y Mover a la carpeta como accesos directos rápidos. Sin embargo, es imposible tener configuradas más de cuatro acciones rápidas, por lo que debe eliminar una antes de poder agregar otra. Sin embargo, puede tener menos de cuatro si lo desea.

Mostrar lista de atajos de teclado

Para convertirse en un usuario avanzado definitivo de la web de Outlook, debe dominar sus accesos directos más útiles. El servicio está lleno de ellos y puede mostrar la lista con la combinación de Shift y ?. Con un poco de práctica, recuerdas y ya ni siquiera necesitarás la lista.

Identificar contactos dentro de un correo electrónico

En el cuerpo del mensaje puedes identificar a una persona que sea parte de tus contactos a la manera de lo que ofrecen algunas plataformas sociales o de mensajería. Simplemente escriba @contactname para agregar la etiqueta. Si no había indicado la dirección de correo electrónico de este contacto en los destinatarios del correo electrónico, se agrega automáticamente, lo que puede evitar agregar manualmente personas en copia en el campo indicado.

Definir plantillas

Si está acostumbrado a enviar siempre los mismos tipos de correos electrónicos, las plantillas deberían ahorrarle un tiempo precioso. Simplemente seleccione uno que haya creado previamente (o use una de las tres plantillas predeterminadas) para completar automáticamente el cuerpo del correo electrónico.

Haga clic en el botón del menú inferior, ubicado junto a Mostrar fondo claro, y seleccione Mis plantillas. Para agregar una plantilla personalizada a las existentes, elija un título y luego escriba su texto. Un consejo del que no podrás prescindir una vez que lo hayas probado.

Configurar la respuesta automática cuando estés fuera

En un entorno profesional, muchas veces es impensable irse de vacaciones o ausentarse varios días sin programar respuestas automáticas para avisar a tus interlocutores de que en este momento no estás. disponibles para contestar sus mensajes. En los Ajustes, ve a la sección Correo y opta por la opción Respuestas automáticas. A continuación, puede escribir su mensaje con posibilidades de formato.

Outlook le permite activar las respuestas automáticas indefinidamente, y luego depende de usted desactivarlas manualmente cuando ya no las necesite, o establecer un período de tiempo específico con una fecha y hora de inicio y finalización. También tiene la opción de enviar solo respuestas automáticas a sus contactos, otros remitentes no reciben ningún mensaje de advertencia.

Reenvío automático de correo electrónico

Otra solución en caso de ausencia, reenvía los correos que recibes a compañeros o personas que puedan parecer preocupadas y se encargan de responder por ti. Para hacer esto, vaya a la sección Correo de la Configuración y luego seleccione Transferir. Luego puede activar el reenvío de correos electrónicos a otra cuenta, ingresar la dirección a la que redirigir los correos electrónicos y elegir si desea conservar o no los mensajes así transferidos. Desafortunadamente, no es posible programar esta función, por lo que debe activarse y desactivarse manualmente cada vez que sea necesario.

Deshabilitar bandeja de entrada prioritaria

De forma predeterminada, Outlook organiza los correos electrónicos recibidos en dos pestañas de Bandeja de entrada: Prioridad y Otros. El sistema clasifica los correos electrónicos que recibe para que las campañas de marketing, anuncios, notificaciones de redes sociales y similares no se mezclen con correos electrónicos que pueden ser más importantes. Pero Outlook a veces puede equivocarse y puede perder mensajes que le hubiera gustado leer de inmediato. Para eliminar esta división de la bandeja de entrada en dos partes, abra la configuración rápida y desactive la Bandeja de entrada prioritaria. Por lo tanto, sus correos electrónicos se muestran en la misma interfaz sin discriminación.

Crea reglas para automatizar ciertas acciones

Establecer reglas puede ahorrarle un tiempo valioso en Outlook. Elija un nombre, establezca una o más condiciones, luego una o más acciones para realizar cuando se cumplan las condiciones para que no tenga que realizar un procesamiento manual. También puede integrar una o más excepciones si lo desea. Puede categorizar, reenviar, marcar como leídos, eliminar, anclar, copiar y muchas otras acciones de correos electrónicos automáticamente que coincidan con las condiciones que ha establecido. La configuración de reglas se puede encontrar en el menú Correo de Configuración.

Crear una tarea, responder a un pasaje específico

La versión web de Outlook ofrece a los usuarios varias funciones cuando seleccionan un fragmento de texto en un correo electrónico. Por ejemplo, es posible agregar una tarea a la herramienta Tareas pendientes desde el extracto seleccionado. Del mismo modo, puede generar una nota a través de OneNote o simplemente resaltar el texto. La última opción que se ofrece es Responder: la interfaz se abre automáticamente para escribir una respuesta al correo electrónico con el extracto seleccionado como una cita, lo que puede ser práctico para reaccionar a un mensaje largo.

Encuentra un archivo adjunto antiguo

¿No puede obtener un archivo que tiene o que se compartió con usted por correo electrónico en el pasado? Outlook reúne en la misma interfaz todos los archivos adjuntos a tus correos electrónicos entrantes o salientes. También ofrece filtros para encontrar su archivo más rápidamente, ingresando una fecha aproximada, la carpeta donde debe estar el archivo (Bandeja de entrada, Correo no deseado, Borrador, Elementos enviados, Elementos eliminados, etc.) o el tipo de archivo deseado (foto, Word, Excel, PDF, PowerPoint, etc.). Si su archivo está almacenado en Outlook, seguramente podrá encontrarlo, incluso en las profundidades de la plataforma.